Pontosan mi is az a videokonferencia?
A videokonferencia egy online létrehozott kommunikációs csatorna. Segítségével magánbeszélgetések, de akár több 100 fős megbeszélések is létrehozhatók.
Az utóbbi 2 évben, mióta a koronavírus felütötte a fejét, a különféle vállalatok működésében óriási szerepet kapott ez a fajta kommunikáció. Rengeteg munkavállaló kényszerült home office-ba, így a videós kapcsolattartás elengedhetetlenné vált.
Videokonferencia eszközök: Így válaszd ki a legmegfelelőbbet!
Persze nemcsak a munkahelyi viszonyok átalakulása miatt éli a videokonferencia a fénykorát. Az oktatásban is mindennapossá vált, hiszen a iskolákban is szükséges volt időszakosan az áttérés az online oktatásra. Így lényegében az emberek életének részévé váltak a videokonferenciák és az ehhez hasonló, online kapcsolattartási módszerek.
De milyen eszközök szükségesek ahhoz, hogy jól működő megbeszéléseket lehessen tartani?
Videokonferencia eszközök – mire lesz szükségünk?
- Számítógép
A videohívások elengedhetetlen kelléke a számítógép. Az otthonról dolgozó munkavállalóknak ráadásul ezt – a legtöbb esetben – a munkáltató biztosítja, hiszen magát a munkát is ezen a számítógépen végzi a munkavállaló.
Bár a videohívásokra be lehet jelentkezni okostelefonról, illetve tabletről is, a legjobb megoldás mégis egy laptop. Ezeknek a gépeknek a legnagyobb előnye, hogy hordozhatóak, így a lakás bármely pontjáról be lehet jelentkezni.
Videokonferencia eszközök: Így válaszd ki a legmegfelelőbbet!
Emellett pedig ezekben van beépített mikrofon, illetve ma már a webkamera is szinte kivétel nélkül minden laptopnál alapfelszereltség.
A konferenciákat tartó személynek azonban további eszközökre is szüksége van, ha igazán kiemelkedő minőségben szeretné megtartani a megbeszéléseket.
- Kamera
A vállalat tárgyalótermében elhelyezett kamera rendkívül fontos. Segítségével a videokonferencián résztvevők éles, tiszta felvételen követhetik a teremben zajló eseményeket.
Abban az esetben szokott ez kiemelten fontos lenni, amikor például a tárgyalóteremben egy táblán tart valaki prezentációt. A videokonferencia kamerának lehetővé kell tennie, hogy a teremben ülő összes résztvevő – akár egyszerre vagy fókuszálva – szerepelni tudjon a képernyőn.
Videokonferencia eszközök: Így válaszd ki a legmegfelelőbbet!
- Mikrofon- és hangrendszer
A kiváló minőségű mikrofon szintén rendkívül fontos.
A megbeszélés minőségét – és ezáltal sikerességét – nagyban befolyásolja a jó hangminőség. Ha tiszta a hang, a résztvevők jól értik az éppen beszélő munkatársat, így akár nagyobb, csoportos megbeszélések esetén sem vész el az információ.
Videokonferencia eszközök: Így válaszd ki a legmegfelelőbbet!
Videokonferenciák alkalmával olyan, nagy hatótávolságú mikrofonokat érdemes használni, amely akár egy nagyobb teremben is jól működik. A tárgyalóasztal közepére helyezve közel ugyanolyan jól kell érzékelnie a közvetlenül mellette ülők, illetve a helyiség egy távolabbi pontján lévő munkatársak hangját is.
- Videokonferencia szoftver
A sikeres videokonferenciák talán legfontosabb feltétele, hogy kiválasszuk a céloknak legjobban megfelelő szoftvert.
A piacon rengeteg különféle, videokonferenciára használható szoftver található. Ezeket fogjuk most részletesebben ismertetni.
Fontos megjegyezni, hogy a megfelelő alkalmazás megtalálása nem egyszerű feladat. Több szempontot is figyelembe kell venni, hiszen előfordulhat, hogy míg egy adott alkalmazás az egyik cégnek tökéletes, addig a másiknak szinte teljesen használhatatlan.
A lehető legjobb döntést úgy lehet meghozni, ha pontosan tudjuk, mire is lesz szükségünk, mit várunk egy videokonferencia szoftvertől.
- Zoom
A koronavírus járvány beindulása idején vált népszerűvé a Zoom szoftver. A 2011 októberében útnak indult alkalmazás 2020-ban 2,2 millió új felhasználót szerzett, többet mint a megalakulása óta összesen.
A Zoom az akár 100 fős konferencia hívások rendezését is lehetővé teszi. Meg kell említeni azonban, hogy 3 fő felett a szoftver ingyenes verziója 40 percben limitálja a hívás hosszát. Ez a limit az előfizetős verzióban természetesen nem okoz gondot.
Biztonsági szempontból is sok kérdés merült fel a Zoom kapcsán. A hirtelen megnövekvő felhasználószámmal egyre több problémára derült fény. A Zoom biztonsági rendszere ugyanis kifejezetten gyenge, sok vállalatnak akadtak biztonsági problémái a Zoom használata közben.
- BlueJeans
A BlueJeans egy kiemelkedő, Magyarországon azonban kevésbé népszerű alkalmazás.
A BlueJeans előnyei:
- kiemelkedő biztonsági rendszer
- sok hasznos, beépített funkció: képernyőmegosztás, szavazást is lehet indítani, szöveges üzeneteket lehet váltani
- számos egyéb alkalmazással kompatibilis (Microsoft Teams, Office 365, Slack, Google Calendar)
A BlueJeans ingyenes verziója 25 fő számára elérhető. Negatívum azonban, hogy ez a verzió csak 7 napig érhető el. Az ellőfizetők részére pedig 100 fős videokonferenciákat lehet tartani a BlueJeans használatával.
A megbeszéléshez lehet csatlakozni BlueJeans regisztráció nélkül is, konferenciahívás indításához azonban természetesen szükséges a regisztráció.
A BlueJeans kifejezetten olyan vállalatok számára lehet jó választás, akiknek a biztonsági szempontok kiemelten fontosak és az említett egyéb alkalmazásokkal együtt szeretnék használni a szoftvert.
- Cisco Webex Meeting
A Cisco Webex az egyik legsikeresebb és sok tekintetben az egyik legjobb videokonferenciához használható program.
A Cisco Webex Meeting előnyei:
- kiemelkedő biztonsági rendszerrel rendelkezik
- akár 100 fős megbeszéléseket is lehet tartani
- beépített képernyőrögzítés
- galéria nézet, ahol 25 fő látható egyszerre
A Cisco Webex alkalmazása elsősorban az üzleti megbeszélések igényei szerint lett kialakítva, ma már azonban hétköznapi vagy kisebb vállalati események lebonyolítására is kifejezetten alkalmas.
- GoToMeeting
A LogMeIn alkalmazása, a GoToMeeting 3 főig ingyenesen elérhető. A nagyobb létszámú felhasználáshoz előfizetés szükséges, amelynek összege a létszám függvényében változik. Ez egy igen jó konstrukció, hiszen a vállalatok nagyjából be tudják lőni, mekkora létszámú hívásokat rendeznek, így kiválaszthatják a számukra legjobb kínálatot.
A GoToMeeting-ben tartott konferenciához sem szükséges a regisztráció, a résztvevők internetes böngészőből meg tudják nyitni a megbeszélést. A hívás létrehozásához azonban itt is szükséges a regisztráció, illetve 3 fő felett természetesen egy előfizetés.
A GoToMeeting előnyei:
- biztonságosnak tekinthető
- könnyű hozzáférés, nem szükséges applikációt letölteni
- beépített képernyő rögzítő funkció
- lehetőség van rajzolásra, ami prezentálás közben sokszor hasznos lehet
A GoToMeeting is egy olyan alkalmazás, amely inkább vállalati vagy egyéb üzleti megbeszélések lebonyolításához nyújt kiváló opciót, de mivel 3 fő alatt ingyenes, így magánbeszélgetések folytatására is alkalmas lehet.
A videokonferenciák egyre nagyobb szerepet kapnak
A technológia fejlődésének köszönhetően egyre több olyan lehetőséget biztosítanak a különféle audiovizuális eszközök – legyen szó egy kameráról, egy hangrendszerről vagy egy videokonferencia szoftverről –, amelyekkel a vállalati vagy egyéb rendezvények egyre kiemelkedőbb minőségben zajlanak.
A jövőben az ilyen termékek akár a különbséget is jelenthetik két vállalat között, így minden cég számára érdemes ezekbe a rendszerekbe befektetni. A digitalizáció ma már a hétköznapjainknak is elengedhetetlen része és nem lesz ez másképp az üzleti életben sem.
Forrás:
