Az otthoni munkavégzés technológiái

Lassan a könyökünkön jönnek ki a különböző tanácsok az otthoni munkavégzés (home office) szabályait hallva. Az tény, hogy jó pár tanácsot érdemes megfontolni ezekből annak érdekében, hogy a céges ügyeket hatékonyan és lehetőleg munkaidőn belül elvégezzük. Ebben a cikkben a technológiai háttérre szeretnénk felhívni a figyelmet.

Több mint egy éve már, hogy a járvány hatására sok vállalat kidolgozta az otthoni lakás kényelméből végezhető munka lehetőségét, bár az informatikai szektorban dolgozóknak ez nem volt újdonság. Szerencsére a cégek és a munkavállalók számára volt szoftveres segítség és olyan platformok, melyek a munkaállomás kialakítását vagy a többszereplős videókonferenciát és a virtuális közös munkára ösztönző együttműködést egyaránt támogatják. A hálózati infrastruktúra területén pedig hazánk évek óta jól áll, így az átállás viszonylag problémamentesen ment. Ugyanakkor kérdés, hogy a hirtelen jött váltás kihívásaira és az adott munkafeladatokra milyen választ adtak a cégvezetők?

Irodai körülmények távolról

Az egyik legcélszerűbb választás a távoli asztali hozzáférés, hogy közvetlenül a saját munkaállomáson dolgozhassunk, annak minden előnyével (céges szoftverek, a belső hálózat és mappák használata stb.). A távoli asztal szolgáltatást kínáló alkalmazáshoz hozzájuthatunk hosszadalmas beállítások nélkül, mindössze a céges és az otthoni eszközre kell telepíteni a megfelelő szoftvert (pl. TeamViewer, LogMeIn). A belső vállalati hálózat és dokumentumok eléréséhez egy rendszergazdai segítség viszont jól jön, mert a távoli kapcsolathoz (VPN, azaz Virtual Private Network) használt portok (a szerverek internetes kapcsolódási pontjai) nem valószínű, hogy nyitva vannak bárki számára az adatvédelem miatt. Ilyenkor az adatforgalom a céges belső hálózaton történik ellenőrzötten, általában ezt preferálják a cégvezetők is. A védelem szempontjából fontos, hogy a távolról dolgozó kollégák csak jelszavas védelem alatt álló otthoni wifivel csatlakozzanak a hálózatra, a nyilvánosakat lehetőleg mellőzzék, valamint ajánlott a távoli bejelentkezésekhez kétfaktoros azonosítást használni (pl. jelszó és egyszer használatos kód bevitele).

Fel a felhőbe, dolgozzunk csapatként otthonunkból is!

Az adatközpontokban letelepített és online hozzáférhető szerverek világára a képletes felhő szóval szokás hivatkozni. Nem csak a személyes adataink tárolására lehetnek jók, hanem az otthoni munkavégzést is jelentősen megkönnyíthetik. A szerverek üzemeltetését régebben is nagyon sok cég oldotta meg így, de a járvány miatt most még inkább felértékelődik a felhőalapú számítástechnika szerepe, hogy az alkalmazottak bárhol, bármikor hozzáférhessenek a céges hálózathoz. A fájlok küldése és a csapatmunka virtuális térben hatékonyabb megoldás, mert több kolléga kollaborációban képes egy-egy állományt szerkeszteni. Az online dokumentumkezelő szolgáltatás (pl. Microsoft OneDrive, Google Drive) lehetővé teszi, hogy valós időben, nyomon követhető változtatásokkal, egyszerre akár többen is készítsük dokumentumainkat. A feladatok kiosztásához talán érdemesebb egy külön erre a célra fejlesztett platformot használni (pl. Trello, Slack), ahol a közös munka szervezése, a határidők szem előtt tartása egyszerűen megvalósítható. Természetesen a nagyobb létszámú cégek ezt egy vállalatirányítási (ERP) vagy partnerkapcsolat kezelő (CRM) rendszerre bízzák, akár belső hálózatukon, akár felhő alkalmazásként. Sok esetben személyes jelenlétet igénylő tárgyalásokra is szükség van, ehhez videókonferencia alkalmazások egész tárháza nyújt segítséget, melyet a pandémia miatt magánemberként is előszeretettel használunk családi vagy baráti, közösségi találkozásokhoz.

Mit hozhat a jövő?
Átalakulhat a munkavégzés

A nagysebességű internet és a biztonságos virtuális alkalmazások, illetve a szinte állandó online hálózati kapcsolattal rendelkező vezeték nélküli eszközök a távmunkában is új trendet hívnak majd életre, amit ‘Coworking’-nek, azaz közösségi munkahelynek hívunk. Az adaptáció legfontosabb tényezője az irodai költségek és a kiszolgáló létszám csökkentésének lehetősége. Emellett, mivel így kevesebben fognak ingázni a lakóhely és a vállalat között, hosszabb távon ritkábban alakulhatnak ki közlekedési dugók, ezáltal pedig a környezetkárosító hatások is enyhülhetnek. A coworking munkastílus akár a gazdaság motorjává is válhat, ami segíthet a járvány utáni újraindításban is. Különböző szektorokban és vállalatokban dolgozó munkavállalók a tevékenységükhöz legközelebbi coworking pontokban találhatnak wifit, nyomtatót és kényelmes munkaállomást, sőt tárgyalót és egyéb szolgáltatásokat (pl.: büfé, kávézó). Lesznek talán hivataloknál is coworking munkahelyek, de kávézókban, szállodákban, konferenciacentrumokban, sport komplexumokban és repülőtéri terminálokban is kialakíthatnak majd ilyen „irodákat”.

– szem –